Porządkowanie faktur i dokumentów przed oddaniem ich do księgowości to pół dnia pracy w każdym miesiącu. Opisujemy, jak AI przejmuje przepisywanie, a człowiek tylko sprawdza.
Koniec miesiąca w małej firmie często wygląda tak samo: stos faktur, paragonów i potwierdzeń, które trzeba uporządkować, opisać i przekazać do księgowości. To praca, która nie wymaga kreatywności, ale wymaga uwagi. Jedna pominięta faktura albo źle przepisana kwota wraca później jako pytanie od księgowej.
W firmie usługowej, dla której przygotowaliśmy to wdrożenie, przygotowanie dokumentów zajmowało 4-5 godzin w każdym miesiącu. Dziś to około 45 minut.
Przed oddaniem dokumentów do księgowości trzeba było:
zebrać dokumenty z kilku miejsc (poczta, skany, papier),
odczytać z każdego kontrahenta, daty i kwoty,
opisać, czego dotyczy dany koszt,
przygotować zestawienie, żeby nic nie zginęło po drodze.
Każdy z tych kroków jest prosty. Razem dają pół dnia pracy, która zawsze wypada w najbardziej zajętym momencie miesiąca.
Zebranie dokumentów. Dokumenty z miesiąca trafiają w jedno miejsce, niezależnie od tego, czy przyszły mailem, czy jako skan.
Odczytanie danych. System wyciąga z każdego dokumentu kluczowe informacje: kontrahenta, kwoty, daty i rodzaj kosztu.
Zestawienie. Z odczytanych danych powstaje uporządkowane zestawienie gotowe do przekazania księgowej.
Weryfikacja wyjątków. Dokumenty nieczytelne lub niejednoznaczne nie są zgadywane, tylko trafiają do ręcznego sprawdzenia.
Ostatni krok jest kluczowy. W dokumentach finansowych pomyłka kosztuje, więc system ma przygotować pracę, a nie podejmować za nikogo decyzji. Człowiek sprawdza zestawienie i wyjątki, zanim cokolwiek trafi do księgowości.
Dokumenty księgowe zawierają dane kontrahentów, a czasem dane osobowe. Dlatego przed wdrożeniem ustaliliśmy, jakie dane przetwarza system i gdzie, a dostęp do dokumentów mają tylko osoby, które i tak go miały. Takie ustalenia omawiamy przed startem każdego projektu, nie po nim.
Według szacunków klienta przygotowanie dokumentów do księgowości zajmowało 4-5 godzin miesięcznie. Teraz to około 45 minut, które idą głównie na sprawdzenie zestawienia i wyjaśnienie nietypowych pozycji.
Ważne: rozwiązanie nie zastępuje księgowej ani biura rachunkowego. Zmienia tylko to, w jakiej formie dokumenty do nich trafiają, czyli uporządkowane, opisane i kompletne.
Podobne wdrożenie warto rozważyć, gdy:
co miesiąc przygotowujesz dziesiątki dokumentów do księgowości,
dokumenty przychodzą różnymi kanałami i w różnych formatach,
najwięcej czasu zajmuje przepisywanie danych, a nie ich analiza.
Jeśli dokumentów jest kilka w miesiącu, prawdopodobnie wystarczy prostszy system, na przykład klasyczna automatyzacja zbierająca faktury z poczty do jednego folderu.
Przetwarzanie dokumentów to jedno z najczęstszych i najbardziej opłacalnych zastosowań AI w małej firmie. Działa najlepiej wtedy, gdy AI odczytuje i porządkuje, a człowiek sprawdza i zatwierdza.
Zobacz, jakie jeszcze procesy wdrażamy, na stronie Wdrożenia AI, albo przeczytaj, od czego zależy koszt wdrożenia AI.
Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o Twoim projekcie
Skontaktuj się z nami
